Какие документы относятся к входящим

1. Организация документооборота.

2. Хранение документов, составление номенклатуры дел.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.). Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Все документы организации делятся на 3 документопотока:

· Входящие (поступающие) документы

· Исходящие (отправляемые) документы

К входящим документам относятся:

1. Документы органов власти и управления и документы вышестоящих организаций: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы;

2. Документы из подведомственных (подчиненных) организаций: отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, письма, докладные записки, акты;

3. Документы различных организаций: договоры, письма (рекламные, информационные, запросы и др.);

4. Обращения граждан: предложения, заявления, жалобы, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает в себя:

· прием и первичную обработку документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· рассмотрение документов руководством;

· передачу на исполнение.

По способу доставки документы могут быть

· Получены по почте

· Переданы по телеграфу

· Переданы по электронной почте

· Переданы по факсу

Прием и первичная обработка документов осуществляются службой делопроизводства (канцелярией) – в организациях, где поступает большое кол-во документов; секретарем – в небольших организациях; экспедицией (создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов) – в крупных организациях.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению сотрудник канцелярии или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации и структурными подразделениями; проставляет отметку о поступлении.

При вскрытии корреспонденции необходимо сохранять конверты в случаях:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если на документе вообще отсутствует дата;

если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта.

Цель предварительного распределения документов — освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов, так как часть их передается руководству структурных подразделений и специалистам, минуя кабинет руководителя.

Документы с грифом "лично” или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Запись в учетных формах (журналах, карточках, специальных программах на ПК и др.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Руководитель организации или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должны дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса.

Если документ проходит ряд инстанций на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

Документ с резолюцией возвращается в канцелярию, резолюция переносится в регистрационную форму.

Вся почта должна быть рассмотрена в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов. Документ с резолюцией руководителя должен быть передан исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. В экстренных случаях он может быть передан из канцелярии непосредственно исполнителю, если руководитель отсутствует, а документ требует немедленного исполнения, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

К исходящим документам относятся

· Документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

· Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.).

· В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.

Обработка исходящих документов включает в себя:

· составление чернового документа;

· подготовку проекта документа;

· визирование проекта документа;

Черновой документ рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

Почти всю работу по подготовке исходящего документа (составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование)) осуществляет исполнитель. Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов. Документ передается для подписания соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря руководителя.

Проект документа документ, составленный на бланке организации в соответствии с требованиями, установленными в РФ, на котором отсутствуют удостоверяющие реквизиты (подпись, дата подписания, исходящий регистрационный номер, при необходимости — гриф утверждения, печать).

Процедура согласования проекта документа с руководителем. Руководитель, ознакомившись с проектом, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки (на листе согласования, который прилагается к проекту документа) и передать его на доработку.

Включает в себя:

· проставление печати, даты подписания,

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

2. вложение в конверты;

4. сдачу в отделение связи.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня

К внутренним документам относятся

· докладные и объяснительные записки,

Обработка внутренних документов

– на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование, удостоверение , регистрация);

– на этапе исполнения – путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение)

Организация приема и передачи документов.

Передача входящих, исходящих и внутренних документов может осуществляться:

· с помощью технических средств.

· Для организаций, структурные подразделения которых находятся в разных зданиях или районах города или имеют значительное количество структурных подразделений в многоэтажном здании, рекомендуется организация доставки документов курьерами.

· В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

· Через факсы и электронной почты, благодаря которым документ может быть оперативно отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка или допуск в Интернет.

· Передача или рассылка информации через ПК с помощью локальной сети.

Все документы должны передаваться с отметками в соответствующих регистрационных формах. При передаче документа внутри структурного подразделения или из одного в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Учет объема документооборота

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период (год, квартал, месяц).

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя

Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения учитываются отдельно.

Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции.

Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.

Каждый документ учитывается один раз.

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.).

Обработка входящих документов включает: прием и первичную обработку документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение документов руководством; передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

проверка правильности доставки документов;

проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

фиксация факта получения документов;

подготовка их к исполнению;

передача документов исполнителям.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась – это был конец пары: "Что-то тут концом пахнет". 8308 – | 7934 – или читать все.

91.146.8.87 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Обработка исходящей корреспонденции.

Обработка внутренних документов

Вопрос

Входящий документ – документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены:

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секре­тарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

– предварительное рассмотрение (разметку);

– рассмотрение документов руководством;

– направление на исполнение;

– подшивку документов в дела.

При первичной обработке осуществляют:

– проверку правильности доставки (адресования);

– проверку количества листов поступившего документа;

– проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе").

При отсутствии листов документа или приложения:

– ставится в известность отправитель;

– делается отметка на самом документе;

– делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо со­блюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма:

– имеющие пометку "Лично" ("Private");

– имеющие пометку "Конфиденциально" ("Confidential"), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

– заместителям руководителя предприятия;

– в структурные подразделения;

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит:

– входящий номер документа;

– время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наи­более важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая пере­писка, контракты, нормативные документы и т. д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы дело­производства проставляется условное обозначение структурно­го подразделения, например: "ОР" – отдел рекламы или 05 -номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы:

– имеющие в адресе указание структурного подразделения;

– фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с до­кументом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:

– дать конкретные указания по исполнению документа;

– указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в реги­страционный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответствен­ному исполнители) под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколь­кими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с ис­полнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

На документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком "Переписка с внешними организациями за 2003 г. по вопросам . (входящие)".

Вопрос

Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены:

Основные этапы обработки исходящих документов:

– составление проекта документа исполнителем;

– проверка правильности оформления проекта документа;

– согласование проекта документа;

– подписание документа руководителем (в необходимых случаях
утверждение);

– отправка документа адресату;

– подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и авто­ром которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы дело­производства для регистрации в "Журнале регистрации исхо­дящих документов". Журнал содержит следующие графы:

– номер документа, включающий номер дела;

– краткое содержание или заголовок к тексту;

– отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проста­вить его рукописным способом или нумератором на всех эк­земплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу дело­производства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Вопрос

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

– составление проекта документа исполнителем;

– проверка правильности оформления проекта документа;

– согласование проекта документа;

– подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях);

– регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

– передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

– контроль исполнения документа;

– проставление отметки об исполнении;

– подшивка исполненного документа в дело.

ТЕМА № 9

«Организация работы с конфиденциальными документами»

01.02.2012, 12:27
Читать также:  Картинки долларовых купюр для печати
Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock
detector