Уполномоченным работникам предприятий порой необходимы крупные денежные средства для закупки оборудования, оплаты текущих расходов, ГСМ и иных платежей. Обладатель большой суммы — всегда объект повышенной опасности. Кражи, грабежи, убийства не просто сюжеты фильмов по телевизору. Выходом может стать расчетная корпоративная карта. Она позволяет платить за товары и услуги безналичным путем и получать в банкоматах необходимую сумму.
Что это такое?
Пластиковые карты для бизнеса пока еще не так популярны, как карточки для граждан. Но количество корпоративных платежных средств неуклонно растет. Прирост операций за год по некоторым банкам составляет 100-200%. Что говорит о востребованности продукта и интересе к нему организаций всех форм собственности.
Пионерами в освоении корпоративных карт для сотрудников стали крупные фирмы, имеющие интересы за границей. Электронные средства платежа позволили им сократить время отправки работников за рубеж, распределить командировочные средства по времени, снизить количество документов. Служащему необязательно иметь в наличии сразу всю сумму средств, ведь пополнить счет можно в любой момент.
Но банковский сервис не стоит на месте. Сегодня кредитные учреждения предлагают большое количество бизнес-продуктов с разными условиями обслуживания. Найти подходящий пластик для расчетов может и частный предприниматель, и предприятия среднего и малого бизнеса, и транснациональные корпорации.
Расчетная корпоративная карта позволяет уполномоченным работникам распоряжаться денежными средствами предприятия, находящимися на счету банка-эмитента. Она выпускается на конкретного сотрудника. Может быть именной и неименной.
Банки выпускают два вида карт для бизнеса — дебетовые и кредитные. Расчетными считаются дебетовые карточки, которые предусматривают проведение операций за счет собственных средств компании или овердрафта — кредитной линии по счету. Таким образом, для начала осуществления расчетов предприятие должно пополнить счет, привязанный к карте.
Большое распространение получили расчетные корпоративные карты для оплаты командировок, представительских расходов, горюче-смазочных материалов. Электронные платежные инструменты предоставляют круглосуточный доступ к деньгам компании в любые дни.
Выбор корпоративной карты
Заказать пластиковые карты для сотрудников можно в обслуживающем банке. Если интерес представляют карты другого финансового института, необходимо будет открыть счет в этом кредитном учреждении. Выбор определяется условиями выпуска и обслуживания корпоративных карт.
Многие банки предлагают скидки у компаний-партнеров на разные товары и услуги. Поэтому выбирать карту следует не только по стоимости обслуживания, но и с учетом доступных выгод. Например, транспортному предприятию для водителей будет выгодно оформить карты, предоставляющие скидки на АЗС и в магазинах запчастей.
Организации, часто отправляющей сотрудников за рубеж, интересны будут карты со скидками в авиакомпаниях, гостиницах, пунктах проката автомобилей. Кроме того, интересны будут предложения банков, имеющих представительство в пункте назначения, так как не придется оплачивать дополнительную комиссию банку-эквайеру при снятии наличных средств.
Чтобы суммы выделенных средств не менялись при смене курса, лучше оформить валютные корпоративные карты. Но это необязательно. При снятии денег или осуществлении платежа по рублевой карте происходит конвертация средств по курсу банка.
Комиссии за услуги банка по пластику для бизнеса очень разнообразны и могут сильно различаться по кредитным учреждениям. Клиент платит за:
- выпуск карты;
- ежемесячное обслуживание;
- смс-информирование;
- получение выписок в банкоматах или на бумажных носителях;
- снятие наличных;
- пользование кредитными средствами;
- ведение счета и др.
Перед выбором карты следует внимательно изучить тарифы банка, чтобы получить самый выгодный продукт. Однако нужно учитывать, что фининститут может сменить тарифную политику, и ранее выигрышный инструмент может стать финансовой обузой.
Оформление расчетных карт
Чтобы получить корпоративные карты для сотрудников, нужно написать заявление в банке и заключить договоры. К документам прилагаются:
- список держателей карт;
- копии паспортов уполномоченных сотрудников;
- доверенности на работников.
Если это новый банк, нужно предоставить все бумаги для открытия расчетного счета. В обслуживающем кредитном учреждении полный пакет обычно не требуется.
При выпуске корпоративных карт обычно заключаются два соглашения:
- Договор банковского счета.
- Договор по выпуску и обслуживанию банковских карт.
Многие банки перешли на комплексное обслуживание клиентов. В этом случае может быть заключен один договор на все операции компании. Получить корпоративные карты сотрудники могут самостоятельно в кредитном учреждении или через должностное лицо компании.
Операции по расчетным картам
Электронные платежные инструменты предназначены для оплаты операций, связанных с хозяйственной деятельностью предприятия. Они не предполагают осуществление личных расходов сотрудника, выдачу аванса или заработной платы. Список допустимых транзакций по корпоративным картам содержится в Положении Банка России № 266-П.
Разрешено использовать платежный инструмент для расчетов с поставщиками за товары и услуги, снимать деньги на эти же цели, оплачивать командировочные и представительские расходы. Расчеты внутри страны осуществляются в валюте Российской Федерации. Снимать деньги и платить в валюте можно только в других странах. Поэтому валютные корпоративные карты целесообразно заводить только для выезда за границу и оплату иностранным поставщикам.
Внимание! При расчетах наличными деньгами необходимо соблюдать лимит, установленный Банком России. Сейчас максимальная сумма платежа составляет 100 тысяч рублей по одному договору. Оплата товаров и услуг пластиковой картой возможна на любую сумму без ограничений. Эта операция считается безналичным перечислением средств.
Рекомендуется закрепить порядок пользования картами локальным документом предприятия. Список держателей платежного средства оформляется приказом руководителя. Пользователи корпоративных карт должны сохранять бумаги, подтверждающие получение, расходование средств и отчитываться в установленные внутренними актами сроки.
Деньги, истраченные не по назначению, работодатель может удержать из зарплаты сотрудника. Однако размер ущерба для возмещения не может быть больше среднего заработка. Превышение этой суммы работник может возместить самостоятельно, либо работодателю придется обращаться в суд. Избежать подобных проблем можно, заключив договор о полной материальной ответственности или ограничив лимит расходов по карте суммой среднемесячной заработной платы.
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
Есть корпоративная карта. Хотим заплатить с нее в ГуглПлэй (в связи с законом на Гугл). конечный получатель — за границей. будем ли являться агентами по НДС?
Ответ
Обращаем Ваше внимание, что оплата с корпоративной карты нерезиденту влечет за собой множество негативных последствий:
1. Вы нарушаете валютное законодательство, так как подотчетное лицо всегда действует от имени организации, а расчеты с нерезидентами в обязательном порядке должны проходить через счета в уполномоченном банке с представлением документов о валютных операциях, в том числе справках. Организацию и ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за нарушение валютного законодательства
2. При приобретении определенных услуг организация должна выступать налоговым агентом по НДС и прибыли. Если Вы уходите от исполнения обязанностей налоговых агентов, оплачивая через сотрудников, то тем самым это может быть рассмотрено как уклонение от обязанностей налогового агента со штрафами по статье 123 НК РФ, пенями, а также несдачей отчетности налогового агента и все, что вытекает из ситуации, когда организация не исполняет обязанности налогового агента
3. Налоговая инспекция может исключить все расходы по данной операции
При этом в отношении приобретения услуг Гугл организация признается налоговым агентом по НДС.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».
1. Статья: Оформление покупки через интернет-магазин
Журнал «Учет в строительстве» №4, апрель 2010
Во-вторых, разрешенными валютными операциями между организацией и ее сотрудниками являются операции по оплате и возмещению расходов физлица, связанных с командировкой за пределы России либо со служебными поездками за пределы территории РФ работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такие правила установлены Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ (подп. 9, 14 п. 1 ст. 9). Приобретение подотчетником ценностей за валюту у иностранной организации (магазина) в данном законе не предусмотрено.
2. Рекомендация: Какие валютные операции могут проводить российские организации
Список валютных операций, которые разрешено проводить с резидентами, см. в таблице.
К любым разрешенным валютным операциям есть требования:
- расчеты по таким операциям должны проходить через счета организации в уполномоченном банке или ее счета в банках, расположенных за пределами территории России (ч. 2 ст. 14, ч. 4–6 ст. 12, ч. 10 ст. 28 Закона от 10 декабря 2003 № 173-ФЗ);
- организация обязана представлять в уполномоченный банк документы, связанные с проведением валютной операции (ч. 2 ст. 24 Закона от 10 декабря 2003 № 173-ФЗ);
- при расчетах с нерезидентами в установленных валютным законодательством случаях необходимо проводить репатриацию валютной выручки (ст. 19 Закона от 10 декабря 2003 № 173-ФЗ).
Станислав Котович, заместитель директора правового департамента Минфина России
3. Рекомендация: Кто должен выполнять обязанности налогового агента по НДС
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, в ряде случаев она выступает налоговым агентом по НДС. Эти случаи перечислены в статьях 161 и 174.2 Налогового кодекса РФ. Организации, которые освобождены от уплаты НДС по статье 145 Налоговогокодекса РФ, тоже должны исполнять обязанности налоговых агентов (п. 2 ст. 161 НК РФ).
Права и обязанности налоговых агентов перечислены в статье 24 Налогового кодекса РФ. О том, должен ли налоговый агент удерживать НДС из доходов, которые выплатил в натуральной форме, см. Какие права и обязанности есть у налоговых агентов.
Кого признают налоговым агентом
Российская организация выступает налоговым агентом по НДС, если:
- приобретает или безвозмездно получает товары (работы, услуги, в т. ч. электронные услуги) у иностранных организаций и предпринимателей, не состоящих в России на налоговом учете (п. 1 ст. 161 НК РФ, письмо Минфина России от 15 июня 2015 г. № 03-07-08/34227). При этом сама организация должна состоять на учете в налоговой инспекции (п. 2 ст. 161, п. 9 ст. 174.2 НК РФ), а местом реализации товаров (работ, услуг) должна быть территория России (п. 1 ст. 161, ст. 147, 148 НК РФ). Приобретая товары (работы, услуг) у иностранных граждан, не зарегистрированных в России или за рубежом в качестве предпринимателей, российская организация налоговым агентом не признается (письма Минфина России от 27 декабря 2012 г. № 03-07-08/350, от 6 июня 2011 г. № 03-07-08/166 и от 5 марта 2010 г. № 03-07-08/62);
Просим юристов, которые разбираются в тонкостях бух.учета, или бухгалтеров (если такие есть на Правоведе), проконсультировать нас по следующему вопросу:
В нашей организации есть экономически обоснованные потребности в услугах, которые оказывают компании, не являющиеся резидентами РФ (компании зарегистрированы и находятся в США, Европе), например, такие компании как Амазон (аренда серверов, услуги резервного копирования и др.), Google (аренда облачных хранилищ и почтовых серверов), Fog Creek (абонентская оплата за использование сервиса по управлению разработкой) и другие.
Эти компании предоставляют услуги своим клиентам по всему миру. Предоставление услуг происходит на основании публичной оферты на сайте компании (в эл. виде), то есть традиционный бумажный договор не заключается.
Оплата услуг данных компаний происходит через списание по банковской карте (Visa или MC) стоимости услуги. Акты и счета-фактуры в бумажном виде по традиционным российским формам не предоставляются. Максимум что мы можем получить, это электронные выписки об оплате услуг с личного кабинета Амазон, Google.
1. можем ли мы услуги этих компаний оплачивать с использованием нашей корпоративной карты, которая привязана к нашему корпоративному счету?
2. Какой порядок и перечень документов, которые мы будем обязаны предоставить для валютного контроля в случае оплаты нерезиденту (США) за предоставление услуг.
3. Будет ли достаточно только электронного договора в форме публичной оферты (актов не будет), либо такие услуги не пройдут валютный контроль.
Ответы юристов ( 6 )
Есть два наиболее реальных варианта в вашем случае
1. Этоьнепосредственно как вы говорите с помощью корпоративной карты. Однако тут платежи должны совершаться без проверки CVC 2 кода. Не все банки по корпоративным картам проводят платежи без проверки этого кода. Могут возникнуть технические проблемы данного варианта платежа.
Однако это вариант предпочтителен так как платёж будет от имени компании.
2. Заключение договора с ИП 6 % УСН. Вы подписываете с ними договор, перечисляете им деньги а они расплачиваются с поставщиками услуг. Однако тут будет увеличение затрат для вас, но с отчетностью вопрос будет закрыт. Плюс тут имеет агентский договор.
- 7,8 рейтинг
- 2867 отзывов
Уважаемый Платон! Здравствуйте! Естественно, Вы можете строить отношения по описанной Вами схеме, при этом соответствующие распечатки с сайта нерезидентов, переписку с ними (вложенные документы), могут подтверждать как наличие договорных отношений, так и исполнение таковых (в целях соблюдения ст.19 Федерального закона от 10.12.2013 №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Далее, осуществление платежей должно у Вас производится именно с расчетных счетов в иностранной валюте, при этом если цена одной сделки более 10 000,00 долларов США, Вы обязаны в уполномоченном банке открыть паспорт сделки (см. ст.20 Закона №173-ФЗ, Инструкция ЦБ РФ от 04.06.2012 №138-И).
Если к расчетному счету привязан карта, можете вполне рассчитываться самой картой, но этот момент лучше обговорить именно с банком на предмет исключения каких-либо споров с органами Росфиннадзора (см. ст.15.25 КоАП РФ).
Касательно документов, подтверждающих факт оказание услуг нерезидентами Вам, таковые определяются с учетом деловой практики (обычаев делового оборота)
- 10,0 рейтинг
- 8999 отзывов эксперт
В письме МинФина, посвященного несколько другому вопросу, есть примечательная фраза:
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросу учета для целей налогообложения прибыли расходов на покупку железнодорожного билета и сообщает следующее.
Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ (далее – Кодекс) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации,
либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
.
1. можем ли мы услуги этих компаний оплачивать с использованием нашей корпоративной карты, которая привязана к нашему корпоративному счету?
Платон
В соответствии с «Положение об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П) (ред. от 14.01.2015) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431)
2.5. Клиент — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:
— оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;
— иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
— иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.
Клиент — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием предоплаченных карт перевод электронных денежных средств, возврат остатка электронных денежных средств в соответствии с требованиями Федерального закона N 161-ФЗ.
2.6. Клиенты — юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица, индивидуального предпринимателя, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных в настоящем пункте операций валюта, полученная кредитной организацией — эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента — юридического лица, индивидуального предпринимателя. Клиенты — юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием предоплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денежных средств.
2.9.Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете участников расчетов является реестр операций или электронный журнал.
Списание или зачисление денежных средств по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в кредитную организацию реестра операций или электронного журнала.
Также для отражения операций по бухгалтерии Вам необходимо следующее:
— распечатать Пользовательское соглашение сайта, на котором производите заказ;
— оплатить физическим лицом и составить Авансовый отчет (в вашем случае: реестр операций) к нему необходимо приложить платежный документ, либо выписку с банка;
— при заказе товара/услуги — всегда приходит на почту сам заказ с перечьнем услуг/товаров, либо на сайте в личном кабинете — его необходимо также распечатать;
— если приходит товар — то также документы на получение данного товара;
— приказ по организации — в котором прописать подобный порядок оформления данных услуг по бухгалтерии;
— на основании всех этих документов необходимо составить Бухгалтерскую справку ( она должна содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.). Также в ней необходимо отразить, что данная услуга оказана в полном объеме.
Бухгалтерская справка с приложенными документами будет являться основанием для проведения в бухгалтерском учете.
На основании Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ (ред. от 29.06.2015) «О валютном регулировании и валютном контроле»:
Статья 6. Валютные операции между резидентами и нерезидентами
Валютные операции между резидентами и нерезидентами осуществляются без ограничений, за исключением валютных операций, предусмотренных статьями 7, 8 и 11 настоящего Федерального закона, в отношении которых ограничения устанавливаются в целях предотвращения существенного сокращения золотовалютных резервов, резких колебаний курса валюты Российской Федерации, а также для поддержания устойчивости платежного баланса Российской Федерации. Указанные ограничения носят недискриминационный характер и отменяются органами валютного регулирования по мере устранения обстоятельств, вызвавших их установление.
т.е. касательно валютного контроля — то это в банк обслуживающий вашу карту.
2. Какой порядок и перечень документов, которые мы будем обязаны предоставить для валютного контроля в случае оплаты нерезиденту (США) за предоставление услуг. 3. Будет ли достаточно только электронного договора в форме публичной оферты (актов не будет), либо такие услуги не пройдут валютный контроль.
Платон
Пользовательского соглашения достаточно, т.к. по законам РФ он имеет юридическую силу в случае акцепта Вами путем совершения определенных действий (регистрация, оплата). Подтверждением оплаты является реестр операций и бухгалтерская справка.
По поводу процедуры валютного контроля лучше всего подскажут в обслуживающем банке.
