Программа автоматизации и учета для турфирм
Туристическая компания ведет свою деятельность, образно говоря, в «многополярной» плоскости, когда есть отношения с клиентами, достаточно переменчивые по причине «изменившихся обстоятельств» с той стороны, есть отношения с поставщиками услуг – авиакомпаниями, отелями, достаточно требовательные со второй стороны, есть отношения с регуляторами – ассоциациями, министерствами, выражаемые полным подчинением третьей стороне. В этих условиях контроль над предлагаемыми услугами и качеством их оказания должен быть не только строгим, но еще и очень корректным, так большое количество клиентов и большой разброс во вкусах и запросах требуют внимания и учета всех мелочей.
Выручить в этом вопросе туристическую компанию может только программа учета и автоматизации, приводящая в порядок внутренние связи и устанавливающая строгий регламент отношений с контрагентами. Программа предоставляет многопользовательский доступ, поэтому в ней одновременно могут работать множество сотрудников как локально, так и удаленно, что важно для компаний из этой сферы деятельности. Информационная структура проста и понятна по принципу распределения информации и состоит из трех блоков. Работа сотрудников предусмотрена только в одном, называемом «Модули». Второй блок «Справочники» – настройка текущей работы, третий блок «Отчеты» – анализ и оценка текущей деятельности компании.
Основная работа сотрудников ведется в «Модулях», а именно в папке Заявки, где сохранены все поступающие запросы на просчет, бронирование, покупку и пр. Заявки составляют целую базу данных, нужную можно найти по клиенту, менеджеру, дате поступления и пр., одним словом, по тем параметрам, которые необходимо указывать при оформлении. Заявки имеют разные статусы (Предварительно, В работе, Завершено) и отличаются цветом для наглядности.
Для добавления новой заявки программа предлагает специальную форму – окно заявки, состоящее из множества встроенных полей для заполнения, но для обязательного их несколько – дата приема, которая выставляется автоматически, статус, вид заявки, заявитель. При этом основное содержание заявки будет определяться ее видом, где в выпадающем списке-каталоге следует указать, для какого рода услуг она оформляется. Это может быть авиабилет, может быть внутренний туризм, может быть виза, др. Заявителя выбирают из клиентской базы, где он должен быть обязательно зарегистрирован, если же нет, то его оперативно туда добавляют через окно клиента, указав личные и контактные данные, а прочая информация может быть добавлена позже.
Далее заполняются поля, описывающие подробно предмет заявки. Тут же можно рассчитать стоимость услуги, так как прайс-листы от поставщика будут встроены в окно заявки и отображаться при запросе именно их предложения. По каждой заявке формируются ваучер и счет на оплату, которые можно отправить по указанным контактам или распечатать на бланках, представленных программой в корпоративном виде – с логотипом и реквизитами.
Для контроля над деятельностью сотрудников достаточно отсортировать базу заявок по каждому из них текущей датой, будет представлен весь перечень заявок, по которым велась работа в течение дня.
Если туристическая компания выкупает блок номеров в отеле и сама отвечает за их наполняемость, программа автоматизации предложит электронное расписание по каждому номеру, где будет удобно контролировать по датам заезд и выезд клиентов и видеть пустые даты.
Автоматизация устанавливает жесткий контроль над движением финансовых средств, особенно в части расходов, формируя для них специальную отчетную форму, где указываются сами статьи расходов, дата валютирования, основание и имя ответственного за операцию лица.
В блоке «Отчеты» представлены сформированные программой отчеты по клиентской задолженности, по долгам самой туристической компании перед поставщиками. Отчет с анализом деятельности предоставит перечень заявок, которые были составлены по конкретным направлениям, странам, городам, отелям, выявляя среди них наиболее популярные маршруты.